Wie Sie Ihre Telefonwarteschleife als akustische Visitenkarte nutzen

Täglich werden Kunden mit Besetztzeichen, schrillen Warteschleifen und selbst besprochenen Anrufbeantworteransagen konfrontiert. Dabei gehört das Telefon zu einem der wichtigsten Marketinginstrumente. Doch mit bereits geringem Aufwand können Sie das Nutzererlebnis bei dieser Form des Kundenkontakts um ein Vielfaches aufwerten. Wir schildern in diesem Beitrag, wie wir unser eigenes „Warteschleifen-Projekt“ umsetzten.

Rufweiterleitungen optimieren


Kein Anrufer wartet gern. Er ruft an, da er ein Anliegen, ein Problem, ein Bedürfnis hat. Darum sollte das primäre Ziel sein, den Anrufer möglichst nicht warten zu lassen. Als Swyx-Gold Partner verwenden wir selbstverständlich eine Unified Communications Telefonanlage von Swyx. Mit Hilfe des integrierten Call-Routings haben wir zunächst alle Anrufszenarien angepasst und dafür gesorgt, dass möglichst alle Anrufe so schnell wie möglich von einem Mitarbeiter entgegengenommen werden.

Gefühlte Wartezeit verkürzen


Auch das intelligenteste Call-Routing Konzept lässt jedoch nicht vermeiden, dass Anrufer doch mal in einer Warteschleife warten müssen; und sei es nur beim verbinden. Oftmals bespielen Warteschleifen den Anrufen mit grausamen Pieptönen, die an ein Super-Mario Spiel erinnern. Dabei bietet eine Warteschleife wunderbare Möglichkeiten. Warum also nicht die meist unvermeidbare Wartezeit des Anrufers mit einer freundlichen Stimme und einer angenehmen Musik versüßen? Die „gefühlte“ Wartezeit des Anrufers minimiert sich dabei enorm. Ebenso lässt sich die Wartezeit nutzen, um z.b. auf aktuelle Angebote oder Neuigkeiten aufmerksam zu machen. Auf diesen Punkt wollten wir jedoch verzichten.

Wie wir unser Audio-Projekt umsetzten


Professionelle Telefonansagen vermitteln Seriösität, sorgen für Infotainment und sind dabei angenehm und unaufdringlich. Mit einprägsamen, auf Ihr Unternehmen abgestimmten Melodien bleiben Sie langfristig im Kopf. Professionelle Sprecher sorgen für einen sympathischen und kompetenten Eindruck und unterstützen dabei die gewünschte Außendarstellung Ihres Unternehmens.

Auch wir wollten unsere Telefonanlage an bestimmten Stellen, z.B. bei der Begrüßung professionell besprochen werden. Wir sind dabei durch Zufall auf die audiomarketeers aus Bielefeld aufmerksam geworden. Der Kontakt war schnell hergestellt. Wir wählten mit Hilfe des All 4 You Creators einen passenden Sprecher aus. Hier werden eine Vielzahl verschiedener Sprecher und Sprecherinnen angeboten, die man online probehören kann. Wir entschieden uns für Stephan. Wir reichten die Texte ein, die von den audiomarketeers noch einmal auf „Sprechbarkeit“ geprüft wurden. Es dauerte nur zwei Tage, dann war alles im Kasten, bzw. auf der Festplatte. Die Audiodateien bekamen wir in unterschiedlichen Formaten, sodass jede Telefonanlage diese abspielen kann. Fertig! Schnell, preiswert, kompetent und sehr freundlich. So macht’s Spaß!

DJ-Warteschleife sorgt für Entertainment


Um unseren Kunden ein wenig Abwechslung zu bieten, wechseln wir unsere Wartemusik in unregelmäßigen Abständen. Dazu wählen wir peppige, aktuelle oder zeitgemäße Musik – eben Titel, von denen wir glauben, dass sie zu uns passen und den Anrufern gefallen. Selbstverständlich haben wir uns im Vorfeld um die erforderliche GEMA-Lizenzierung gekümmert. Der passende Tarif für die Musiknutzung in einer Telefonanlage nennt sich W-T 2. Aber auch die audiomarketeers bieten eine Fülle von lizenzfreien Musiktiteln. Von Weihnachtsmusik, über World Beat, Slapstick oder Romantik. Auch hier hilft der All 4 You Creator bei der Auswahl der gewünschten Musik.

Hartelijk welkom – Telefonansagen in Fremdsprachen


Nachdem unsere Telefonanlage neu konfiguriert und besprochen wurde, wandten wir uns unseren niederländischen Kollegen der NETGO ICT-Solutions zu. Wie gut, dass die Bielefelder Soundspezialisten auch niederländische Sprecher und Sprecherinnen im Portfolio haben. Die Auswahl des Sprechers überließen wir den niederländischen Mitarbeitern. Diese konnten besser die Aussprache und den Bekanntheitsgrad des Sprechers beurteilen.

Die Mobilbox nicht vergessen


Das positive Kundenfeedback beflügelte uns, ebenso die Mailboxen unsere Firmenhandys besprechen zu lassen. Hier hatten wir die Idee, eine virtuelle Sekretärin als Gesprächspartner einzusetzen. Unsere Mitarbeiterinnen bekommen Stephan als persönlichen Assistenten, für unsere männlichen Kollegen haben wir Denise eingesetzt. Einen pfiffigen Text, lockere Musik dazu… das passt! Die audiomarketeers setzten auch hier äußerst schnell und unkompliziert um. Der Clou: selbst die korrekte Übertragung auf die Mailboxen wird von der Bielefelder Soundagentur übernommen.

Gerade bei der Produktion von Mobilboxansagen lernten wir den Wert von professionellen Sprechern zu schätzen. Für jede Mobilfunknummer muss eine individuelle Mailboxansage produziert werden, sofern -wie in unserem Fall- der Anrufteilnehmer namentlich genannt werden soll. „Dies ist der Anschluss von Herr / Frau…“. Professionelle Sprecher sind in der Lage stets mit gleicher Betonung zu sprechen. So kommen alle Mobilboxansagen „aus einem Guß“. Der Unterschied zwischen erster Aufnahme und aktueller Aufnahme ist nicht wahrnehmbar.

Nutzen auch Sie die Vorteile der akustischen Visitenkarte


Ja, wie man unschwer erkennen kann, sind wir begeisterter audiomarketeers-Kunde. Und da wir tatsächlich oft von unseren Kunden angesprochen werden, wer denn unsere Telefonanlage besprochen hat, arbeiten NETGO und audiomarketeers inzwischen eng partnerschaftlich zusammen.

Kontakt

audiomarketeers GmbH
Herr Christoph Winter
Königsbrügge 8
33604 Bielefeld

Telefon: +49 521 968778 14
E-Mail: cwinter@audiomarketeers.com

 

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(Update am 29.11.2017: Inhalte aktualisiert)

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NETGO erhält zum fünften Mal in Folge den „Swyx TOP Partner Award – Germany“

Hohe Auszeichnung für großartigen Vertriebserfolg und herausragende Umsatzzahlen

Bereits zum fünften Mal in Folge wurde das Borkener IT-Systemhaus, vom größten TK-Hersteller aus Dortmund, Swyx zum Gewinner des „Swyx TOP Partner Award – Germany“ gekürt. Dieses Jahr wieder im Rahmen der Partnerkonferenz 2016 im Signal Iduna Park in Dortmund. Besonders wurde die NETGO GmbH von Swyx für den großartigen Vertriebserfolg und die hervorragenden Umsatzzahlen im letzten Jahr ausgezeichnet. Zahlreiche Projekte vom KMU bis gehobenen Mittelstand unterschiedlichster  Branchen wurden von NETGO umgesetzt.

„Wir sind sehr stolz auf die erneute Auszeichnung!“ so NETGO Produktmanager Simon Wanning. „All-IP ist in aller Munde. Wir haben dieses früh erkannt und unsere Kunden dahingehend sensibilisiert. Aber es gibt weiterhin noch viel zu tun.“ Hunderte Swyx IP-Anlagen mit mehreren Tausend Benutzern hat NETGO inzwischen in seiner Betreuung.

Den krönenden Abschluss der Konferenz bildete die Swyx-Partner-Award-Verleihung, bei der Swyx-Partner in verschiedenen Kategorien für besondere Leistungen ausgezeichnet wurden.

Swyx ist Hersteller von speziell auf mittelständische Unternehmen zugeschnittene Kommunikationssoftware. Das Dortmunder Unternehmen ist europaweiter Marktführer bei innovativen IP-Kommunikationslösungen und bei über 1.000 autorisierten Fachhändlern in Deutschland, Frankreich und England vor Ort präsent. Swyx vertreibt nicht nur Softwarelösungen, sondern hat ebenfalls die passenden Telefonie und Endgeräte im Produktportfolio.

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NETGO erhält zum vierten Mal in Folge den „Swyx TOP Partner Award“

Die Awardübergabe: Roland Elster (Swyx), Simon Wanning (NETGO), Deborah Kaps (NETGO), Michael Dustmann (NETGO), Marco Crueger (Swyx); (v.l.n.r.)

Die Awardübergabe: Roland Elster (Swyx), Simon Wanning (NETGO), Deborah Kaps (NETGO), Michael Dustmann (NETGO), Marco Crueger (Swyx); (v.l.n.r.)

Hohe Auszeichnung für herausragende Leistung und Engagement.

Bereits zum vierten Mal in Folge wurde das Borkener IT-Systemhaus im Rahmen der Swyx Partnerkonferenz 2015 für sein außerordentliches Engagement und seine besonders guten Leistungen zum „Swyx TOP Partner 2015“ gekürt. Der Swyx Partner Award würdigte vor allem die Tatkraft der NETGO GmbH.

Bei der diesjährigen Swyx Partner und Technologiekonferenz vereinte der Dortmunder „Unified Communications“ (UC)-Hersteller Swyx Solutions AG fesselnde Vorträge und hochkarätige Keynotes mit spannenden Workshops und Live-Demos rund um die innovativen Features und vielseitigen Integrationsmöglichkeiten der neuen Swyx-Produkte.

Swyx ist Hersteller von speziell auf mittelständische Unternehmen zugeschnittene Kommunikationssoftware. Die Dortmunder sind europaweiter Marktführer bei innovativen IP-Kommunikationslösungen und bei über 1.000 autorisierten Fachhändlern in Deutschland, Frankreich und England vor Ort präsent. Swyx vertreibt nicht nur Softwarelösungen, sondern hat ebenfalls die passenden Telefonie und Endgeräte im Produktportfolio.

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Event-Dienstleister Party Rent – perfekt organisiert mit Swyx

Perfekt organisiert mit Swyx

Die Party Rent Group ist ein führender Event-Ausstatter mit Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Bocholt. Für das europaweit tätige Unternehmen ist die exakte Abstimmung intern und mit den Kunden von zentraler Bedeutung. Damit das noch besser gelingt, entschied man sich für die Kommunikationslösung von Swyx.

Das 1992 gegründete Unternehmen Party Rent stieg in der zwei Jahrzehnte umfassenden Firmengeschichte vom ‚Drei-Mann-Unternehmen‘ in den Gründerzeiten zu einer Unternehmensgruppe mit rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf. Inzwischen ist der Spezialist an 18 europäischen Standorten von Skandinavien bis Österreich präsent. Der Event-Dienstleister sorgt von der privaten Familienfeier bis zur Großveranstaltung mit mehreren Tausend Gästen dafür, dass die Atmosphäre stimmt. Neben der Vermietung von Event-Equipment für Indoor und Outdoor-Veranstaltungen werden auch diverse Dienstleistungen im Rahmen der Eventvorbereitung und -durchführung angeboten. So sorgt das Key-Account-Management für die perfekte Umsetzung der Ausstattungswünsche, die Visualisierungsabteilung erstellt CAD-Pläne und die Logistik kümmert sich um den Transport, sowie den Auf- und Abbau.

Besondere Kommunikationsanforderungen

Da die Party Rent Zentrale in Bocholt einen Großteil der Aufgaben bei anstehenden Events nicht mit Hilfe externer Dienstleister, sondern mit den intern vorhandenen Experten löst, muss sehr viel miteinander kommuniziert und konferiert werden. Telefonisch erfolgt dies nicht über eine klassische Telefonzentrale, sondern mittels Kurzwahltasten, was bei einem kleinen Betrieb mit wenigen Mitarbeitern sehr gut funktioniert. Das expandierende Unternehmen stand damit aber vor einer Herausforderung. „Vor dem Umstieg auf eine neue Lösung waren die Schreibtische der Mitarbeiter mit mehreren Beistellmodulen zusätzlich zu den Telefon-Tischgeräten richtiggehend voll gestellt“, erläutert Manuel Storkebaum vom IT Management des Unternehmens die Problematik. Mit einer Erweiterung und Sanierung der vorhandenen Büroräume am Hauptsitz sollte deshalb eine moderne Kommunikationslösung die zwar noch funktionierende, aber doch in die Jahre gekommene Anlage ablösen. Zu groß und kostspielig war hier zwischenzeitlich der Konfigurationsaufwand geworden, zu eingeschränkt waren die vorhandenen Möglichkeiten.

Bestes Preis-/Leistungsverhältnis

Im Rahmen eines Ausstellungsbesuchs hatte man vorab schon die softwarebasierte IP-Kommunikationslösung SwyxWare kennengelernt. „Wir hatten uns in diese Lösung auf Anhieb ein wenig verliebt“, räumt IT-Experte Storkebaum ein. Dennoch galt es jetzt, den Markt zu sondieren und mehrere, passende Lösungen unterschiedlicher Hersteller zu vergleichen. „Unter dem Strich kamen wir aber immer wieder auf Swyx“, betont Storkebaum. „Die Konkurrenzprodukte überzeugten uns entweder nicht wegen ihrer eingeschränkten Leistung, oder der Preis war inakzeptabel“. Nachdem im Hinblick auf das beste Preis-/Leistungsverhältnis die Entscheidung klar auf Swyx gefallen war, entschieden sich die Bocholter Event-Spezialisten auf Empfehlung für die Zusammenarbeit mit dem erfahrenen Systemhaus NETGO, einem Swyx Gold-Partner.

Aufgrund der Ausdehnung in neue Büroräume und der Sanierung der vorhandenen Räumlichkeiten erneuerte NETGO im Vorfeld des Umstiegs auf die Swyx-Lösung das Netzwerk in der Party Rent Zentrale in Bocholt und an den beiden ebenfalls an die Telefonanlage angebundenen Standorten Dortmund und Langenfeld im Rheinland. Der Umstieg auf SwyxWare erfolgte dann in rasantem Tempo: „Der physikalische Wechsel vom alten auf das neue System dauerte kaum mehr als 10 Minuten“, berichtet Storkebaum. Dennoch hatte man sich für einen einwöchigen Parallelbetrieb des alten und neuen Systems entschieden. „Das wäre aus heutiger Sicht kaum nötig gewesen, denn NETGO hatte den Umstieg wirklich sehr gut vorbereitet. Es hat alles perfekt geklappt“, lobt der IT-Manager. Für höchste Verfügbarkeit im laufenden Betrieb sorgt zudem die installierte Option SwyxStandby. Sie ermöglicht dem primären Server die Kommunikation mit einem sekundären Server. Der sekundäre Server kann so bei einem Ausfall automatisch die Funktionen des primären Servers übernehmen.

Einfacher Umstieg – revolutionärer Wandel

Voll des Lobes ist man bei Party Rent nach den ersten Alltagserfahrungen mit SwyxWare: „Dieses System wurde einmal konfiguriert und fertig“, bringt es Manuel Storkebaum auf den Punkt. So hat auch nach der Einführung des modernen IP-Kommunikationssystems weiterhin jeder Mitarbeiter „vom Azubi bis zum Chef“ ein Telefon auf dem Schreibtisch – konkret das SwyxPhone L640, das durch einen Ethernet-Anschluss direkt mit dem lokalen Netzwerk verbunden ist. Doch obwohl das L640 explizit ein Telefon für Vieltelefonierer mit schwenkbarem grafischem Display und komfortabler Hintergrundbeleuchtung ist, erfolgte bei vielen Party Rent Mitarbeitern ein freiwilliger, „radikaler“ Umstieg: „Dank SwyxIt!-Client und Outlook-Integration wird fast ausschließlich das Headset nach bequemer Wahl aus dem Computer benutzt.“

Workflow verbessert sich deutlich

Insgesamt habe die Swyx-Kommunikationslösung dem Unternehmen eine massive Arbeitsvereinfachung beschert. Die Mitarbeiter profitieren laut Storkebaum nun von einem vernünftigen Rufjournal, einer erheblich vereinfachten Konfiguration ganz nach den jeweiligen, persönlichen Bedürfnissen und nicht zuletzt von einer spürbaren Lärmreduzierung, da die topmoderne Unified Communications-Funktionalität des Swyx-Systems dafür sorgt, dass die Telefonapparate nicht mehr klingeln, wenn der jeweilige Mitarbeiter nicht vor Ort anwesend ist. Neben den klassischen Tischtelefonen und Headsets werden vor allem im Lager DECT-Telefone benutzt. Bei der mobilen Technologie entschied man sich für das Produkt SwyxDECT 800 und die DECT-Telefone SwyxPhone D310. Die DECT-Lösung ist vorteilhaft, da Party Rent über ein weitläufiges Firmengelände verfügt, das jetzt mit 16 DECT-Funkzellen komplett abgedeckt ist. Die Swyx-Lösung bietet darüber hinaus mit der Option „Swyx Mobile“ die Möglichkeit, GSM-Mobiltelefone einzubinden, was langfristig ebenfalls realisiert werden soll. Dank Fixed Mobile Convergence-Technologie wären die Mitarbeiter dann auch auf dem Mobiltelefon unter ihrer Bürorufnummer erreichbar.

Fazit

Unter dem Strich ist es den erfolgreichen Event-Ausstattern von Party Rent gelungen, ihre Abstimmung – ganz gleich ob intern oder mit den Kunden – weiter zu perfektionieren. Insbesondere die Nutzung von SwyxWare über den PC-Monitor schafft eine sehr gute Übersicht und vereinfacht die tägliche Zusammenarbeit, bei der die Event-Spezialisten viele, komplexe Abläufe im Blick behalten müssen. Dank der Swyx-Technologie profitiert der Dienstleister von dem noch effizienteren Workflow seiner Mitarbeiter und einer klaren Kosten-Reduzierung im Vergleich zum Vorgänger-System

Über Party Rent

party rent logo colorParty Rent Bomers GmbH
Am Busskolk 16-22
46395 Bocholt
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Über Swyx

swyx_logoSwyx Solutions AG
Joseph-von-Fraunhofer-Str. 13a
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